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SIRH signifie Système d’Information pour les Ressources Humaines. Il est composé de plusieurs briques qui permettent d’automatiser tout ou partie des tâches du processus RH selon le niveau de digitalisation que vous souhaitez atteindre.

Il s’agit donc d’un outil complet et modulaire, indispensable pour les PME et pour les grandes entreprises. Un SIRH peut également séduire les TPE à forte croissance, comme par exemple les start-up.

A travers cet article, au titre un petit peu aguicheur, se posent de vraies questions : A quoi sert un logiciel RH (ou SIRH), que comprend-il, quels sont ses avantages et comment bien le choisir ? Dans cet article, nous tentons de répondre simplement à ces questions

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel RH ?

Un SIRH compte 4 briques principales : La gestion de la paye, la gestion du temps et des activités, le recrutement et la gestion des talents. Voyons chacun de ces modules :

La paye

Le module paye est probablement le module le plus complexe d’un SIRH car la règlementation évolue en permanence. Il peut être intégré directement dans le SIRH ou être un logiciel à part connecté via une interface (WebServices ou fichiers plats) à votre SIRH.

Un module paye va regrouper la gestion de la paye, bien sûr, mais également :

  • La gestion des prestations sociales (l’assurance maladie, la retraite, les accidents du travail…)
  • Le calcul des cotisations sociales et patronales
  • Les spécificités liées à la convention collective

La GTA (gestion du Temps et Activités)

La GTA inclut toute la gestion administrative de vos collaborateurs. A savoir :

  • Le suivi du temps de travail, des heures supplémentaires la présence),
  • Les congés, les absences
  • Le télétravail
  • Le planning
  • Les notes de frais

Ce module va vous permettre également d’avoir des reporting précis, très utiles pour établir en fin d’année le bilan social par exemple.

Recrutement

Le recrutement peut être une part importante du travail des collaborateurs du service RH. Le processus peut être long et avouons-le fastidieux. Le logiciel RH vous accompagne tout au long du processus de recrutement de la demande de recrutement (par le manager ou la RH ou autres personnes), au post de l’annonce et à l’onboarding du futur collaborateur

Ce module vous permettra de diffuser les offres d’emploi en interne (Bourse à l’emploi) afin que vos collaborateurs puissent postuler directement en ligne.

Vous pouvez également, multi- diffuser les offres sur toutes les plateformes externes (pôle emploi, indeed, monster, keljob, cadremploi… pour les plus connues) grâce à des solutions de multi-posting. Après avoir partagé les offres, l’application RH vous permettra de suivre les candidatures, de gérer les entretiens et même de préparer l’arrivée du collaborateur.

En effet, sur certains logiciels RH, il existe des profils « futurs embauchés » qui leur permettent de se connecter sur la plateforme et de rentrer leurs données personnelles, leurs diplômes etc… Ce profil se transforme ensuite en « profil employé » où toutes les données sont conservées. Plus de double saisie, plus d’erreurs et une complétude du dossier personnel garantie.

La gestion des talents

Une fois le recrutement effectué, le service RH a pour mission de suivre le parcours des employés et le module de gestion des talents est fait pour cela !

Ce module va vous permettre

  • De programmer les entretiens annuels (et tous les autres existants) et de les réaliser directement en ligne.
  • D’anticiper les entretiens professionnels qui doivent avoir lieu tous les deux ans.
  • De suivre les demandes, les besoins de formation et leur réalisation, comme les formations dîtes habilitantes ou recyclantes
  • De suivre les demandes de mobilité interne
  • De gérer toutes les richesses de compétences des collaborateurs (talent review).

Comment bien choisir son logiciel de Ressources humaines ?

Avant de choisir son SIRH, il faut commencer par se poser les bonnes questions :

  • Mon entreprise en a-t-elle besoin ?
  • Si oui, a-t-elle besoin de tous les modules ou seulement une partie ?
  • Quel est le budget disponible pour la mise en place ? Et pour l’abonnement annuel ?
  • Quelle est la deadline pour le mettre en place ?

Rédiger un cahier des charges SIRH

Le cahier des charges est le document de référence de votre projet. Son rôle est primordial car il va faire en sorte que tous les acteurs du projet se comprennent. Il va vous permettre de répertorier précisément vos besoins, vos attentes, vos spécifications et vos exigences. Il va donc répondre aux questions citées plus haut. Le cahier des charges doit décrire les fonctionnalités que le logiciel devra remplir à la fin du projet.

Le cahier des charges va vous permettre également de mettre à plat l’ensemble de vos processus RH et donc potentiellement de mettre le doigt sur des dysfonctionnements.

On peut décomposer le cahier des charges en 8 étapes distinctes pour assurer sa réussite :

  • Le contexte : présentation de l’entreprise, des enjeux du projet … et les enjeux de l’entreprise et les besoins réels
  • Embarquer la Direction de l’entreprise.
  • La gouvernance : comme dans tout projet, il faut un pilote et un équipage. Vous devez dès le démarrage définir qui fait quoi.
  • La problématique : pourquoi avez-vous besoin d’un SIRH et pourquoi maintenant ? Est-ce que vous aviez déjà un logiciel mais qu’il ne vous convient plus ? Qu’est ce qui ne vous convient plus ? Ou bien êtes-vous en forte croissance et vous avez besoin de professionnaliser et d’automatiser votre service RH ?
  • Les besoins : Avez-vous besoin de l’ensemble des modules que l’éditeur peut vous proposer ou seulement de la GTA par exemple ? Soyez clairs sur cette partie pour que la solution finale réponde à 100% à vos besoins réels
  • Les contraintes techniques : Vous avez déjà un logiciel de paye que vous souhaitez garder ? Il faut donc que les modules additionnels puissent se connecter à l’existant
  • Le budget : c’est le nerf de la guerre. Vous devez définir votre budget de mise en place et le budget annuel alloué à votre SIRH
  • Et enfin le calendrier : Souhaitez-vous que le nouveau logiciel RH soit opérationnel au début de votre exercice fiscal ?

Comparer les offres sur le marché

Il existe aujourd’hui sur le marché deux grandes catégories de SIRH :

  • On Premise : Tout d’abord, il y a le logiciel installé directement sur les ordinateurs de l’entreprise. Cette dernière va payer une licence d’utilisation comme un logiciel traditionnel. L’inconvénient de cette solution est qu’il va falloir gérer la maintenance et stocker toutes les données en interne. Cette catégorie est en voie de disparition avancée.
  • Les logiciels de type Saas (Service As A Software) sont de plus en plus répandus. Accessibles en ligne, ils ne sont pas installés sur les ordinateurs de l’entreprise. La maintenance et l’infrastructure et les mises à jour étant externalisées et gérées par l’éditeur, l’entreprise ne paye plus que sa consommation. Grâce au Saas, le poste de dépense SIRH est donc fixe et l’installation plus rapide.

Lorsqu’une entreprise fait le choix d’un logiciel en mode Saas, elle doit se poser la question du lieu de stockage des données. Deux possibilités s’offrent à elle : soit un stockage sur un serveur qu’elle possède ou qu’elle loue, soit dans le cloud. Celui-ci permet, grâce à une mutualisation des serveurs de stocker l’information en ligne, de manière illimitée.

Les avantages des applications RH ?

Maintenant que vous savez tout sur le moteur du logiciel RH, regardons la carrosserie. Quels sont les avantages d’un SIRH. Chez Crosstalent, nous en voyons 4 principaux, pour le service RH bien sûr mais également pour les collaborateurs.

Automatisation de tâches

Certaines tâches, telles que la gestion du planning ou la gestion des absences peuvent être chronophages. Le SIRH vous permet d’automatiser ces tâches pour vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée telles que le suivi de carrière.

Optimisation RH

Grâce à une vision à 360° des informations et des données des collaborateurs, le SIRH offre au service RH et aux managers la possibilité de gérer les équipes et les plannings, et anticiper les besoins en recrutement par exemple.

L’amélioration du suivi de carrière

Les SIRH permettent en général d’avoir une vue globale (grâce aux tableaux de bord et aux reporting). Ces indicateurs (ou KPI) assurent le suivi de la gestion des employés. Parmi ces KPI on retrouve le taux d’absence, le taux de formation, les différences salariales homme/femme… ce qui permet en un coup d’œil de savoir si l’entreprise se conforme à la réglementation et si ce n’est pas le cas, de prendre les décisions pour se mettre en règle.

L’une des missions du service RH est également de suivre la carrière des collaborateurs de l’entreprise. Ce n’est pas toujours une chose facile, notamment si cela doit être fait manuellement. Avoir toutes les données au sein d’un même logiciel facilite grandement le suivi.

Autonomie des collaborateurs

Un logiciel RH permet à vos collaborateurs d’avoir au même endroit le suivi de leur carrière, les formations qu’ils souhaitent suivre ou qu’ils ont déjà suivies et de rentrer leurs demandes de congés et les soldes de congés et même leurs notes de frais.

Cela leur permet d’être autonome dans leur gestion du temps. Et si un employé souhaite évoluer, il pourra retrouver toutes les offres d’emploi dans ce même logiciel RH et sera à même de postuler directement. Si la situation personnelle d’un salarié évolue (mariage, naissance ou adoption d’un enfant…) il pourra mettre à jour son profil directement sur l’application. Un gain de temps et d’efficacité pour tous.

D’un point de vue RH, cela permet d’éviter d’être envahi de demandes diverses et variées telles que : combien de jours de congés me reste-t-il ? Est-ce que je peux suivre une formation etc…

 

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