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Tout le monde connait le onboarding et globalement toutes les entreprises soignent l’arrivée de leurs nouveaux collaborateurs.

En revanche, le offboarding est négligé par 80% des entreprises françaises alors qu’il s’agit d’un must-have dans les entreprises américaines.

Dans cet article, nous allons vous expliquer ce qu’est le offboarding, pourquoi il est si souvent négligé et les avantages que l’entreprise peut en tirer.

Qu’est-ce que l’offboarding ?

Traduit mot à mot, le terme offboarding signifie « Débarquement ». Dans les faits, il s’agit de la gestion du départ d’un collaborateur. Il existe plusieurs cas qui expliquent le départ d’un employé :

  • Le départ volontaire : Démission ou départ à la retraite
  • Le départ subit : Le licenciement voire même le décès du salarié.
  • Un mix des deux : La rupture conventionnelle

Focus sur le décès d’un salarié : On pourrait se dire que dans ce cas, nul besoin de mettre en place une procédure d’offboarding. Et pourtant… ce moment douloureux et souvent soudain pour la famille, mais aussi pour les collègues et il mérite une attention particulière. Nous verrons plus loin dans cet article que les trois piliers du offboarding sont d’autant plus importants.

Pourquoi le offboarding est-il si souvent négligé ?

En France, la première raison pour négliger le offboarding est que le départ d’un salarié est encore et toujours perçu comme un affront à l’entreprise. Peu importe que les relations entre le salarié en question et l’entreprise soient bonnes ou qu’elles se soient dégradées, peu importe que le travail fourni par le collaborateur soit plus ou moins satisfaisant et peu importe que cela ait un impact négatif sur l’ensemble de ses collègues. Le départ est considéré comme une trahison envers son employeur et cristallise souvent des tensions.

Certains managers ont même tendance à prendre cette décision personnellement. C’est d’ailleurs souvent le cas quand les relations avec le collaborateur étaient bonnes.

Il faut passer outre cet aspect psychologique et voir l’intérêt de chacune des parties prenantes : le collaborateur qui part, ceux qui restent et l’entreprise en tant qu’entité.

L’autre raison pour laquelle le offboarding est négligé est l’impression de perdre de l’argent et du temps : Prendre le temps d’accompagner un collaborateur sortant dans sa démarche, récolter ses impressions et son ressenti serait gaspiller de précieuses ressources de temps et d’argent qui ne seraient pas consacrées à des salariés qui eux veulent s’investir et rester dans l’entreprise.

Les 3 étapes pour réussir l’offboarding d’un collaborateur

Mettre en place une bonne organisation :

Quelle que soit la raison du départ du salarié, l’employeur doit clôturer les comptes administratifs et financiers du collaborateur et doit lui remettre trois documents au moment de son départ : un certificat de travail ; un reçu pour solde de tout compte ; et l’attestation Pôle Emploi.

Le reçu pour solde de tout compte

Le reçu pour solde de tout compte est l’un des documents remis au salarié par l’employeur, signé par les deux parties. Il récapitule les sommes versées par l’employeur à l’employé jusqu’à la rupture du contrat de travail.

Le solde est remis au salarié qui en atteste par un reçu. Il doit être fait en deux exemplaires.

Le certificat de travail

Le certificat de travail prouve que le salarié est libre de tout engagement. Il permet donc notamment de postuler à un autre poste. Il peut être remis en main propre au salarié qui signe alors une décharge attestant sa bonne réception, ou lui être envoyé par courrier recommandé.

Le certificat de travail permet également au salarié de témoigner de ses périodes de travail et de sa présence pendant une durée donnée au sein de l’entreprise.

« L’attestation Pôle Emploi », délivrée au salarié, lui permet de faire valoir ses droits au chômage.

Cela peut paraitre simple pour un service RH mais des documents mal remplis (date d’entrée dans l’entreprise ou montant du salaire erronés sont fréquents) ont tendance à mettre à mal la confiance du collaborateur et tendre la relation.

En tant qu’employeur, et si le collaborateur sortant respecte les conditions, vous devez également signaler le maintien des garanties de mutuelle dans le certificat de travail et informer l’organisme assureur de la cessation de votre contrat de travail. Il s’agit de la portabilité du contrat de mutuelle.

Vient ensuite la récupération du matériel : Le collaborateur sortant doit vous ramener son ordinateur portable, tablette, clés d’accès et carte bancaire de l’entreprise etc…

Et enfin vous devez informer le salarié de la gestion de ses données personnelles après son départ, du traitement qui en sera fait et de la durée de conservation de ses données.

Et côté entreprise, il faut s’assurer que les accès de l’employé aux données sensibles soient bien désactivés.

Privilégier l’aspect humain :

Malgré les aspects psychologiques évoqués plus haut, il est important de conserver un bon relationnel avec le collaborateur sortant. Ce dernier doit continuer à être invité aux réunions, aux déjeuners d’équipe. Il ne doit pas se sentir exclu sous prétexte de ce départ volontaire… ou non. La vie de l’entreprise doit continuer.

Ce qui n’empêche pas de prévoir l’après avec la mise en place d’un plan de succession. Normalement votre plan de succession a été anticipé. Si ce n’est pas le cas, vous devez rapidement trouver comment ne pas perdre le savoir engrangé par la personne sortante. Sans un processus d’offboarding formel, vous pouvez être sûr qu’une large part des connaissances acquises par vos employés en partance, partira avec eux. Dans la procédure d’offboarding, il faut donc laisser du temps au transfert de compétences.

Communiquer :

Et enfin le dernier point important dans la réussite d’un offboarding est la communication :

Tout d’abord avec le collaborateur sortant. S’il perçoit son départ de manière positive l’employé sera plus en confiance pour aborder sa prochaine fonction et par la même occasion, vous lui ferez savoir combien vous avez apprécié sa contribution au sein de votre société.

Ensuite communiquer avec les autres collaborateurs : Un départ fait partie de la vie de l’entreprise, il ne faut surtout pas essayer de le cacher. Au contraire, la transparence aura un effet bien plus positif. Parlez-en de manière décomplexée avec votre équipe.

Un point important est que si vous traitez correctement un collaborateur sortant, les collaborateurs restants se trouveront rassurer. La considération que vous accordez au salarié sur le départ va prouver aux collaborateurs restants l’importance que l’entreprise accorde à ceux qui travaillent pour elle. Cela va améliorer la motivation de l’ensemble des employés. Ils se diront ainsi que leur entreprise respecte les choix et décisions de chacun. Cela leur enlèvera du stress au travail, et aura donc un impact sur leur bien-être et de la qualité de vie au travail en général (QVCT).

Et enfin il faut communiquer avec les clients et les fournisseurs. Soit par le biais du remplaçant soit par le biais du manager. Rien de pire pour un client que d’apprendre que son contact a quitté l’entreprise sans en avoir été informé. Une fois de plus, l’image de votre entreprise sera valorisée par cette transparence.

Quels sont les impacts d’un offboarding réussi ?

La marque employeur

Le premier impact est l’avantage que ce offboarding aura sur la marque employeur.

Dans chaque milieu professionnel, les salariés parlent entre eux, mais ils parlent également en dehors du cadre du travail avec leur famille, leurs amis etc ce qui peut avoir un effet boule de neige.

De cette manière, une réputation peut très vite être redorée comme ternie. Mettre en place un processus d’offboarding au sein de son entreprise laissera à votre collaborateur une excellente impression de son expérience.

De ce fait, même s’il la quitte, il n’hésitera pas à dire tout le bien qu’il pense d’elle et continuera malgré tout à être un ambassadeur de l’entreprise, incitant par exemple alors de nouveaux talents à rejoindre ses rangs.

Les feedbacks

Le deuxième impact est de pouvoir récupérer un feedback précieux : Pour cela vous devez en tant que RH, vous pouvez instaurer un rendez-vous débrief pour comprendre les raisons du départ (Rémunération trop faible, l’ambiance de travail, une opportunité ailleurs, des possibilités d’évolution jugées trop faibles au sein de l’entreprise…). Il est important pour les RH et pour les managers de connaitre, de comprendre et d’intégrer ces remarques. Cela vous permettra de connaitre les axes d’amélioration et donc la stratégie à mettre en place.

Le recrutement boomerang

Le troisième impact peu connu parfois mal vu est le recrutement boomerang

Ce type de recrutement consiste à réembaucher un salarié ayant déjà été employé par l’entreprise.

Grâce au Offboarding, le salarié partant conservera une excellente image de l’entreprise et il sera, de cette façon, plus enclin à y retourner dans le futur. Ce recrutement à un avantage certain pour l’entreprise puisqu’il est moins coûteux en temps, en formation et en intégration.

On estime aujourd’hui que seules 20% des entreprises françaises ont mis en place une vraie procédure d’offboarding. Si votre entreprise fait partie des 80% restants, vous pouvez déjà commencer par mettre en place ce process. Et si vous être déjà dans les 20% ? Vous pouvez aller plus loin avec par exemple la mise en place d’une communauté d’Alumni, sur le modèle des grandes écoles.