Actualité
Informations saas.group annonce l’acquisition de Crosstalent
Jeudi 1 décembre
En savoir plus

La gestion des notes de frais est en règle générale un véritable casse-tête ; et ce, aussi bien pour les salariés amenés à les rédiger que pour les managers devant les valider ainsi que pour les gestionnaires et financiers de l’entreprise devant les rembourser et les intégrer au bilan de l’entreprise.

Il est donc plus que logique que tout un chacun aspire à une simplification, mais aussi et surtout à une sécurisation du process des notes de frais. En ce sens, il semblerait que la digitalisation des notes de frais soit la réponse idéale aux besoins et attentes des acteurs de l’entreprise.

Mais la digitalisation des notes de frais est-elle si simple ? Quelles sont les règles qui la régissent ? Et surtout, est-ce là les seuls enjeux ? Au travers de notre article, nous répondrons à toutes vos questions, et plus encore, en ce qui concerne la digitalisation des notes de frais.

Qu’est-ce que la digitalisation des notes de frais ?
De quoi parle-t-on ?

La notion de digitalisation des notes de frais est susceptible de définir différentes actions en fonction des pratiques de l’entreprise visée. En effet, cela peut concerner une numérisation des notes de frais, à savoir la transformation d’un document papier sous le format d’un fichier numérique à valeur probante. Ou encore, le simple fait de scanner sous format PDF les justificatifs de ses notes de frais.

Pour qu’un process de digitalisation des notes de frais soit complet, il est impératif d’intégrer un logiciel de traitement qui sera en mesure de numériser, de traiter et de certifier les pièces justificatives de la note de frais

Toutefois, pour qu’elle soit reconnue comme telle, la digitalisation des notes de frais doit répondre à des critères stricts énoncés au sein de l’arrêté du 23 mai 2019 qui fixe les modalités de validité de la numérisation des documents justificatifs de la note de frais au regard de l’article L. 243-16 du Code de la sécurité sociale.

Quels sont les grands enjeux de la digitalisation des notes de frais ?

Lorsque l’on parle de digitalisation des notes de frais, le premier avantage auquel on pense est celui de l’optimisation des temps, à la fois ceux de la création que ceux du traitement. Et en effet, selon une étude menée en 2019 par HRS et la fondation GBTA, la création d’une note de frais papier peut prendre entre 20 et 30 minutes par collaborateur. Autant dire que ramener au mois, en fonction de la taille de l’entreprise, cela peut rapidement se compter en jour de travail effectif perdu.

Cependant, il ne s’agit pas là des seuls enjeux de la digitalisation des notes de frais. Parmi eux, nous pouvons notamment citer :

Analyser les dépenses effectuées dans le cadre des notes de frais

La majorité des logiciels de digitalisation des notes de frais proposent une fonctionnalité qui permet de ventiler et d’analyser les dépenses professionnelles de vos salariés.

Ainsi, grâce aux exports de données, vous pourrez visualiser les principaux postes générant des notes de frais au sein de votre entreprise et envisager une stratégie de réduction des coûts en conséquence. Cela peut, par exemple, être les frais de repas lors des déplacements de vos collaborateurs. Dans ce cas, vous aurez la possibilité de conclure des partenariats avec certaines chaînes pour bénéficier de réduction et/ou prendre la décision d’instaurer un montant maximal de prise en charge des repas extérieurs.

Réduire les risques d’erreurs et/ou de fraude des notes de frais

Il est parfois compliqué de décrypter correctement un ticket de caisse ou une note de restaurant. Entre les différents taux de TVA applicable, les produits exonérés de TVA, etc. les risques d’erreur sont nombreux lors des créations de note de frais. Et en fonction du volume de traitement, il se peut que ces erreurs passent à la trappe lors des validations.

De même, il arrive que certains salariés passent des frais personnels en frais professionnels. Et sans un œil averti et attentif, les entreprises peuvent se retrouver à rembourser des frais sans aucun lien avec l’activité professionnelle.

Grâce aux applications mobiles de création de notes de frais, ces erreurs et abus ne seront plus possibles. En effet, en numérisant le justificatif de la note de frais, le logiciel analysera et ventilera les dépenses en fonction de leur nature, mais aussi en fonction de leur taux de TVA.

De même certaines applications peuvent se paramétrer afin de lire l’heure et le jour d’édition des pièces justificatives et refuser celles émises en dehors des temps de travail.

Améliorer le process des notes de frais

La digitalisation des notes de frais, permet de simplifier la création de la note de frais, mais aussi et surtout sa validation et son traitement.

Regroupés au sein d’une seule et même interface, sous un format clair et lisible, la validation des notes de frais et leur envoi pour paiement se feront d’un simple clic. De même, le paiement pourra être instantanément programmé afin d’éviter tout risque d’oubli ou de retard de paiement.

Bénéficier d’un archivage numérique et sécurisé des notes de frais et justificatifs

Devant répondre aux exigences de l’arrêté du 23 mai 2019, la digitalisation des notes de frais suppute l’archivage de l’ensemble des justificatifs sur une période de 10 ans et via un format offrant une valeur probante du document.

De ce fait, en cas de contrôle de l’URSSAF, vous pourrez facilement retrouver l’ensemble de vos justificatifs de paiement et éviter ainsi un redressement pouvant être extrêmement coûteux.

La digitalisation des notes de frais, comment faire ?

Comme nous venons de le voir, si la digitalisation des notes de frais offre de nombreux avantages, elle doit néanmoins répondre à certaines obligations.

C’est pourquoi le choix du prestataire et sa mise en place au sein de l’entreprise doivent se faire de façon précise et réfléchie.

Afin de vous aider dans cette démarche, nous avons préparé pour vous un rappel des étapes indispensables à la mise en œuvre de la digitalisation des notes de frais.

Étape 1 : Définir les objectifs du projet et vos attentes.

La première étape est de vous interroger sur ce qui vous motive à digitaliser vos notes de frais. Est-ce pour reprendre le contrôle de vos dépenses ? Obtenir une vue précise des secteurs générant des notes de frais ? Est-ce pour limiter la fraude ? Optimiser vos ressources ? …

Connaître vos objectifs vous permettra non seulement d’identifier plus facilement les besoins auxquels le logiciel devra répondre, mais aussi de préparer vos équipes aux changements qui vont s’opérer d’ici peu.

Étape 2 : Réaliser un cahier des charges de vos besoins.

Avant même de vous lancer dans la recherche d’un partenaire, vous devrez réaliser un cahier des charges interne qui reprendra les besoins en matière de digitalisation des notes de frais, mais qui regroupera également les process actuels.

Nous vous conseillons pour ce faire de créer un groupe de travail spécifique. Ce dernier aura pour charge :

  • De formaliser la ou les procédures actuellement mises en œuvre.
  • De réaliser un état des lieux de ce qui fonctionne et de ce qui devrait être amélioré.
  • De recueillir les avis et idées des personnes impliquées dans le processus note de frais.
  • D’identifier les fonctionnalités indispensables au bon fonctionnement de la digitalisation des notes de frais.
  • D’établir les prérequis techniques : nombre d’utilisateurs concernés, calendrier prévisionnel de la mise en place et budget alloué.

Étape 3 : Préparer et diffuser votre appel d’offres.

Une fois cela fait, vous serez alors en mesure de transformer votre cahier des charges techniques en un véritable appel d’offres. Toutefois, il ne servira à rien de diffuser cet appel d’offres à tout va.

En fonction des fonctionnalités que vous avez identifiées comme indispensables, opérez une première sélection des prestataires potentiels et soumettez-leur alors votre besoin.

Comparez non seulement les prix qui vous seront transmis, mais aussi le support technique et les services qui vous seront proposés et selon quelle tarification.

Étape 4 : Mettre à jour vos process et politiques de traitement interne pour une adéquation au projet.

Bien que la digitalisation en elle-même puisse prendre du temps, nous vous conseillons d’être proactif sur certains aspects, et notamment celui de la numérisation et de la conformité des justificatifs.

Vérifiez que les taux de TVA sont ventilés correctement au sein des notes de frais, que les délais de transmission des pièces sont conformes à vos process. Habituez vos collaborateurs à numériser leurs justificatifs et à vous faire parvenir leurs notes de frais sous format numérique et plus sous format papier.

Étape 5 : Prévoir le déploiement de la solution.

Une fois la solution choisie, il est alors temps de penser à son intégration et à son déploiement au sein de votre organisation.

En fonction des exigences techniques, il vous faudra découper cette partie en différentes étapes. Lors de chacune de ces étapes, nommez un responsable de projet qui aura la charge de piloter les opérations. Accordez-lui également le temps nécessaire à la bonne exécution de cette mission.

Étape 5 : Réaliser un essai pilote du déploiement.

Même en optant pour le logiciel le plus performant du marché et en préparant chaque étape avec rigueur et sérieux, il est impossible de garantir une mise en œuvre idéale et 100% conforme à vos attentes et à celle de vos collaborateurs.

C’est pourquoi, nous vous conseillons dans un premier temps de réaliser un démarrage test sur une petite population de votre entreprise. Ainsi, ces salariés pilotes pourront expérimenter les différents process et vous faire remonter ce qui fonctionne de ce qui nécessité une amélioration et/ou une adaptation.

Étape 7 : Communiquer et former

Pour vous assurer que ce changement de process soit accepté et adopté par vos collaborateurs, il vous faudra à la fois les impliquer dans le processus, mais aussi les informer des raisons de ce changement, leur présenter les avantages qu’ils pourront en retirer puis les former à ce changement.

Que cela soit par le biais de formations dispensées par le prestataire sélectionné, par des supports créés et diffusés par vos soins ou encore en faisant des collaborateurs volontaires des experts référents en la matière, ne négligez pas l’accompagnement de vos collaborateurs tout au long du déploiement de la solution de digitalisation.

Étape 8 : Organiser le déploiement final et suivre le projet

La dernière étape est donc d’ouvrir la nouvelle procédure à tous les salariés de votre organisation. Mais attention, il ne suffit pas d’envoyer le top départ pour que votre tâche s’arrête. Organisez les premiers jours, voire premières semaines, de ce nouveau process en nommant des ambassadeurs qui pourront vous faire parvenir les retours de leurs collègues tout en les aidant à la prise en main.

Planifiez des points d’information et de formation pour ceux qui en ressentiraient le besoin. Analysez les retours des salariés et étudiez les améliorations possibles.