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À l’heure du tout numérique, les entreprises dans tous les pans de leur organisation doivent négocier le virage du numérique. L’objectif est, grâce à l’outil digital, de rester en permanence connecté avec ses collaborateurs et avec le monde extérieur (clients, fournisseurs, prestataires…).

Les services RH, tout comme les services commerciaux et financiers, n’échappent désormais plus à la règle : la dématérialisation, le sans-papiers et la digitalisation ont fini par devenir la norme, et nos bureaux sont de plus en plus épurés, laissant peu de place au cahier et au stylo, jugés « has been » par la nouvelle génération !

Désormais, on partage nos fichiers sur le réseau commun et notre vie professionnelle tient dans un ordinateur portable, car la mobilité est également importante ; et nous y reviendrons.

Et puis n’oublions pas nos préoccupations écologiques ainsi que celles issues de responsabilités sociétales et environnementales de nos entreprises : en prônant le « 0 papier », nous contribuons indéniablement à préserver la planète et nos forêts.

Mais qu’entend-on par digitalisation de la gestion administrative du personnel ?

On entend par digitalisation, l’action visant à numériser, c’est-à-dire à transformer une donnée retranscrite en format papier en format numérique. Lorsque l’on scanne un document, par exemple, on numérise, on digitalise.

La gestion administrative du personnel, quant à elle, rassemble l’ensemble des tâches administratives essentielles à une bonne gestion des ressources humaines. Il s’agit de toutes les tâches administratives essentielles et obligatoires qui doivent être réalisées par le service ressources humaines du début de la relation contractuelle avec notre collaborateur à la fin de celle-ci.

Citons, à titre d’exemple, la gestion des entretiens de recrutements, la rédaction du contrat de travail, les rendez-vous de visite médicale, les entretiens professionnels… ⁣

Ainsi, la digitalisation de la gestion administrative des ressources humaines consisterait donc à informatiser et dématérialiser au maximum tous nos documents. Le but ? un gain de temps, de productivité, la possibilité d’accéder à tout type d’information en tous lieux et n’importe quand. Bref, être plus efficace.

Au sein des services ressources humaines, outre les logiciels de gestion du temps avec les systèmes de badgeage, la digitalisation a fait sa réelle apparition avec la dématérialisation des bulletins de paie.

À cette époque, l’accord du salarié devait être requis. L’accent avait alors été mis sur les avantages pour ceux-ci à opter pour cette solution. Sécurité et simplicité d’utilisation, finie la corvée du rangement des fiches de paie, et avec elle les classeurs volumineux. Terminée également, la perte de ces précieux documents, au hasard des déménagements !

Avec la dématérialisation des bulletins de paie, nos collaborateurs optaient pour la tranquillité.
Outre le fait que la dématérialisation du bulletin de paie permettait un accès plus rapide à sa fiche de paie, la disponibilité de celui-ci est garantie par l’employeur pour une durée de 50 ans contrairement au bulletin papier dont l’employeur n’a l’obligation d’en garder copie que durant 5 ans !

Par ailleurs, nous mettions également l’accent sur le fait que la version numérique du bulletin a la même valeur juridique que le bulletin papier, et qu’il ouvre évidemment les mêmes droits à la retraite.

Il semble que la dématérialisation des bulletins de paie ait été un succès dans les entreprises. Aussi, la question d’une digitalisation d’une plus grande ampleur s’est nécessairement posée. Car les employeurs se sont vite rendu compte que la digitalisation était un passage obligé pour gagner en temps et en productivité.

Vers un gain de temps …

L’informatisation a permis à chaque service des ressources humaines d’améliorer ses processus, devenant ainsi plus fiables. La dématérialisation des informations et des données permet d’anticiper. On limite également les risques de pertes de documents et d’information, d’oublis d’envois dans les délais. On évite les échanges administratifs qui traînent en longueur, les demandes et les réponses sont instantanées. On améliore la traçabilité et on évite au maximum les erreurs de destinataires.Le gain de temps est criant en termes de recrutement, de formation, de gestion des temps et des congés, de gestion de la paie.

En effet, changement de situation, modification des coordonnées téléphoniques ou du compte bancaire de versement du salaire… La gestion administrative des salariés d’une entreprise suppose des mises à, jour, constantes et chronophages de la base de données, avec un risque non négligeable d’erreur et/ou de retard.

La digitalisation RH pourra par exemple permettre à chaque collaborateur d’avoir davantage d’autonomie et de gérer ses propres données personnelles, libérant ainsi un temps important pour les gestionnaires RH auparavant chargés de cette tâche.

Autre exemple, en termes de recrutement, intégrer une solution digitale, pourra permettre l’envoi d’un accusé de réception automatique pour chaque dossier de candidature. On pourra également y joindre un test de personnalité, qui fera l’objet d’une analyse automatique et instantanée afin de déterminer les grandes lignes de force de caractère de l’individu. On pourra imaginer que le chargé de recrutement sera destinataire d’un compte rendu clair et synthétique avant l’entretien. Idem pour les tests d’aptitude. Enfin, tâche, on ne peut plus chronophage, des phases de recrutements : le tri de CV. La solution digitale pourra permettre une présélection des profils les plus prometteurs via l’utilisation d’un algorithme et de modèles prédictifs.

… Mais aussi de productivité

En rationalisant les tâches normalement longues et ardues des RH, les solutions de SIRH améliorent la productivité et l’efficacité des entreprises.

Ainsi, les tâches RH sont accomplies en deux fois moins de temps, ce qui signifie que les responsables peuvent consacrer davantage de temps à des tâches plus productives qui peuvent contribuer au taux de satisfaction des employés et au développement de l’entreprise.

Grâce à la digitalisation de l’administration des ressources humaines, de nombreuses tâches administratives chronophages seront automatisées. Cela permettra aux gestionnaires des ressources humaines de se délester de tâches à faible valeur ajoutée et de se dégager du temps pour se concentrer sur d’autres pans de leurs fonctions.

En effet, si la digitalisation de certains axes est primordiale, l’intervention de l’humain reste nécessaire, car encore faut-il exploiter les informations reçues par ce biais. Il en est ainsi des informations recueillies dans le cadre des entretiens professionnels, par exemple.

La numérisation des processus RH a un impact profond et durable sur l’organisation du travail au sein de la Direction des ressources humaines et du reste de l’entreprise. Cette évolution constitue une réelle opportunité pour réaliser des gains de croissance et de productivité.

Il est cependant à noter que si les gains de temps et de productivité apparaissent comme des enjeux majeurs pour toute entreprise, ces enjeux ne sont pas les seuls pour les services ressources humaines.

En effet, grâce à la digitalisation, l’entreprise va s’inscrire durablement dans une démarche RSE, mais cela va également l’amener à développer sa marque employeur. Plus attractive, plus moderne, les nouveaux talents vont nécessairement être attirés par l’image véhiculée par l’entreprise.

La digitalisation de la gestion des ressources humaines est par ailleurs un moyen pour les entreprises d’améliorer la qualité de vie au travail de leurs collaborateurs. En effet, la digitalisation des données permet un accès plus facile aux informations quelles qu’elles soient.

À titre d’exemple, l’intranet de l’entreprise pourra être personnalisé par profil utilisateur. Autrement dit, chaque collaborateur pourra en temps réel accéder à ses congés, visualiser ses entretiens d’évaluation, ou ses entretiens professionnels, ses demandes de formation, ou toute autre information sur ses droits à mutuelle, à prévoyance…

La digitalisation permet également d’améliorer la communication entre les services.

Comment ? Comme nous l’avons déjà dit, en permettant de raccourcir les temps de traitement des informations. La digitalisation permet d’être plus réactif, et pour la plupart des collaborateurs, c’est une grande satisfaction que d’être plus efficace.

Si la digitalisation de l’administration des ressources humaines est indéniablement un atout, et si elle est devenue incontournable dans certains domaines, à savoir, la gestion et l’envoi des fiches de paie, la gestion des dossiers du personnel, le recrutement… il ne faut pas oublier que cela doit rester un outil à la disposition de l’homme.

En effet, tout ne peut pas être automatisé et si en ce qui concerne l’exploitation des entretiens professionnels, à titre d’exemple, la digitalisation des ressources humaines sera un outil précieux de collecte de données et de planification qui fera gagner du temps au service RH, l’expertise, l’écoute et l’analyse des responsables RH seront toujours nécessaires.

En guise de conclusion, je vous propose un focus sur les avantages de la mise en place d’un système de SIRH performant :

  • Un gain de productivité du service d’administration du personnel grâce à l’automatisation des processus de gestion administrative validés.
  • Une fiabilisation et une optimisation de la gestion administrative du personnel grâce à de nombreux contrôles et suivis des processus.
  • Une simplification de la gestion du dossier administratif du personnel en regroupant l’ensemble des données du collaborateur en un dossier unique.
  • Une vision en temps réel pour les managers des informations nécessaires à la gestion de leurs équipes.
  • Une gestion des dossiers contractuels en temps et en heure (types de contrats, affectation, avantages…).
  • Et enfin, et ce n’est pas le moins important, le respect des dispositions légales en vigueur, avec une mise à jour automatique de la solution pour rester dans les normes.