Un ‘Portail Collaboratif’ peut offrir de multiples services à différentes populations au sein de l’entreprise. D’expérience… l’expérimentation sera la meilleure garantie d’une bonne acceptabilité et d’une plus grande efficacité. Le déploiement d’un Portail gagne par conséquent à se faire de manière progressive, le cas échéant service par service ou fonctionnalité par fonctionnalité. Avec recueil des ressentis, des difficultés, des suggestions d’amélioration — pour une réelle prise en compte par la Fonction RH, la technologie facilitant aujourd’hui les adaptations au plus près des utilisateurs.
Le digital workplace doit être offert comme une entrée unique, personnalisée et ‘confidentialisée’. Il ouvre sur un espace documentaire que la DRH peut particulariser pour un salarié ou un groupe de salariés, que le bénéficiaire peut décider d’enrichir soit pour lui-même (notion de stockage et de coffre-fort numérique) soit pour le « collectif » (notion assumée de partage). A titre d’exemples, il permet de produire, à plusieurs, selon un processus plus ou moins contraignant : un examen de candidatures, des demandes d’absences, une détection et des évaluations de compétences, un entretien de développement, des demandes de remboursement de frais, etc. Il peut en outre intégrer un support de communication avec messagerie instantanée, chat, forum, etc.
On ne coopère pas par décret
Mais la mise à disposition d’un magnifique Portail, de surcroît affublé du qualificatif ‘collaboratif’, ne garantit pas la motivation des bénéficiaires à coopérer. L’outil devra être vécu comme facilitant, valorisant, simplifiant. Ces indispensables qualités fonctionnelles et ergonomiques, au service de processus RH, ne sont toutefois pas suffisantes. Elles enrichissent l’ensemble des dispositions qui permettront l’engagement coopératif et la performance individuelle et collective. « Coopérer est beaucoup plus difficile que de ne pas coopérer » (François Dupuy, en substance in Lost in Management) : cela implique la confiance dans le management, et la confiance du management. La confiance commencera par la sécurisation absolue des connexions et des accès individualisés, et devra s’appuyer sur des concepts clarifiés et explicités.
Les DRH sont légitimes sur le « digital »
La dématérialisation des grands processus de gestion RH est déjà une réalité dans bon nombre d’entreprises : développons-la à la source. Il ne sera bientôt même plus imaginable d’interdire l’utilisation personnelle et professionnelle de matériels personnels (smartphones, tablettes, …) : facilitons-la. L’attente est forte de pouvoir travailler de n’importe où : répondons-y. La technique permet désormais des avancées rapides et à moindre coût sur ces nouveaux impératifs catégoriques.
Le digital ! Derrière ce mot, beaucoup d’illusions, de projections et d’espoirs. Beaucoup de facilités accrues aussi pour renforcer l’efficacité des processus RH, pour davantage partager des données et pour mieux travailler ensemble. Avec les apports de la digitalisation, pourvu qu’elle soit développée avec volonté, réalisme et pragmatisme, la Fonction RH peut fluidifier les échanges et les traitements de données ; ne pourrait-elle pas ainsi, de surcroît, convertir des salariés motivés en business partners ?
