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De nos jours, le transfert des informations sur un support numérique devient indispensable. C’est une façon de diminuer les coûts, tout en encourageant la productivité, la sécurité et la réactivité. Sans oublier, bien évidemment, le geste écologique qu’entraîne la dématérialisation de la formation professionnelle.

Le procédé consiste à transférer les données d’un support matériel vers un support numérique en utilisant pour cela un système d’information. Cependant, il serait beaucoup trop réducteur de dire qu’il suffit de scanner ou de numériser les informations. En réalité, la dématérialisation des plans de formation s’effectue dans un processus complet.

L’essor de l’e-learning

Avec le développement du télétravail, les formateurs et les DRH ont grandement amplifié l’usage de la formation à distance, c’est-à-dire de l’e-learning. Ce constat est perceptible en France, car selon une étude réalisée par Unow, 90% des répondants estiment qu’il est absolument indispensable d’intégrer ce mode d’apprentissage au niveau de leurs plans d’évolution de carrière.

Par ailleurs, la crise inédite du coronavirus a encouragé la dématérialisation et les interactions à distance. Une aubaine pour la dématérialisation des plans de formation, devant un public particulièrement demandeur et attentif à ce genre de pratique.

Du côté du Pôle Emploi, le constat est le même avec plus de 30 000 places de formation totalement accessibles à distance. Cette dématérialisation s’est faite à travers 120 formations en ligne dont 73% sont certifiantes et 24% professionnalisantes.

Mais c’est aux États-Unis que l’e-learning connaît une forte progression, car aujourd’hui la formation via Internet ou intranet représente 60% des dépenses de formation des entreprises.

La mise en avant des formations pour la marque employeur

Avant toute chose, il est important de rappeler la notion de marque employeur. Par définition, il s’agit de désigner l’ensemble des problématiques d’image de marque lié au recrutement d’une entreprise et à la gestion des ressources humaines. Néanmoins, cette définition serait beaucoup trop réductrice, car elle fait abstraction de l’objectif des recruteurs, à savoir faire rayonner la marque de leur entreprise pour conserver les talents ou bien pour en attirer d’autres.

Par conséquent, le développement de la marque employeur s’articule autour de la mise en avant des valeurs de l’entreprise pour attirer les meilleurs candidats possibles et les conserver sur le long terme. Mais pour proposer une expérience collaborateur réussie, il est important d’utiliser les bons processus, notamment au niveau de la formation.

De cette manière, la marque employeur devient un véritable levier stratégique, et cela, peu importe la taille de l’entreprise et le domaine d’activité. Il faut la voir comme un enjeu fondamental dans le but de trouver les meilleurs candidats, tout en les fidélisant et en développant leur engagement. De cette manière, l’entreprise sera en mesure de renforcer sa réputation et son image.

Mettre en avant des formations appropriées et de manière dématérialisée constitue une véritable aubaine pour le développement de la marque employeur. De cette façon, l’entreprise devient un employeur de choix, reconnu pour son expertise et ses nombreux bénéfices. Ainsi, le développement de la marque employeur à travers des formations se basant sur l’e-learning permettra de réduire le turnover, l’absentéisme, mais également d’accroître le volume des candidatures pertinentes.

Dématérialisation : Gain de productivité pour RH et managers

En entreprise, un collaborateur perd 20 à 40% de son temps à rechercher une information parmi les différents documents papier. Cette perte de temps se traduit par une baisse de productivité. C’est exactement le même constat dans les organismes de formation avec une baisse de productivité qui peut être liée par la perte de certains documents papier.

C’est à ce moment-là que la dématérialisation entre en jeu grâce au déploiement d’un logiciel de gestion électronique. L’objectif des logiciels sera de retrouver facilement le document approprié, d’en assurer l’archivage et bien évidemment de le mettre à la disposition du formateur et des participants.

Il faut également savoir que les tâches imputées au service des ressources humaines sont particulièrement nombreuses et fastidieuses. Ce sont souvent des tâches chronophages, avec peu de valeur ajoutée. Cependant, il est parfaitement possible d’envisager leur automatisation. Cela s’effectue à travers la digitalisation des processus, permettant indéniablement de gagner en rapidité d’exécution, mais pareillement en productivité pour l’entreprise.

Afin de tirer pleinement profit de la dématérialisation, il est indispensable de commencer par une analyse des besoins en compétences au niveau de la direction des ressources humaines. De cette façon, il sera plus facile de se projeter favorablement en définissant les différentes actions à mener.

La tâche sera plus ou moins longue en fonction de la taille de l’organisation. Mais elle reste totalement cohérente dans le but de développer la productivité des équipes.

La facilitation de l’accès pour les collaborateurs

La dématérialisation des plans de formation, de manière plus globale, permet un accès beaucoup plus facile aux données. C’est un avantage absolument indéniable, car avec un processus de dématérialisation, vous avez la possibilité d’accéder à vos différents fichiers à n’importe quel instant. Vos collaborateurs seront en mesure de les modifier selon les droits d’accès autorisés et le formateur aura la possibilité de créer de nouvelles fiches d’information et de les partager comme bon lui semble. Cela peut d’ailleurs concerner n’importe quel type de document, mais également des vidéos ou encore des photographies.

La dématérialisation permet un accès instantané, quand vous voulez, avec qui vous désirez et où vous voulez. Résultat, les fichiers de partage assurent une excellente organisation et coordination de travail. Le déroulement de la formation s’en retrouve impacté positivement.

Même si les collaborateurs ne se trouvent pas directement au bureau, ils n’auront aucun mal à accéder aux données appropriées. Une facilité d’accès absolument indispensable, encourageant l’entreprise à adopter l’e-learning. De plus, c’est pareillement une façon d’encourager le télétravail.

Il s’agit d’une véritable opposition avec le format papier, impliquant de déplacer systématiquement les documents, sans quoi, il est impossible d’accéder aux informations que contienne la version papier. Mais les fichiers informatiques marquent un véritable clivage grâce au format numérique. À partir du moment où vous utilisez un fichier dématérialisé, peu importe le contenu de la formation, la facilité de l’accès reste absolument indéniable pour les collaborateurs.

Ce qu’il faut retenir de la dématérialisation des plans de formation

Au-delà du fait que la dématérialisation des documents permet à l’entreprise de travailler de façon plus efficace et pratique, la digitalisation présente d’autres bénéfices comme la facilité de l’accès pour les collaborateurs et la mise en avant de la marque employeur. En prime, la dématérialisation réduit l’impact écologique de l’entreprise.