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La cooptation est une méthode de recrutement de plus en plus répandue. En 2021, l’APEC a réalisé une étude démontrant que tous secteurs confondus, 48% des cadres avaient déjà (au moins une fois dans leur carrière) été recrutés par cooptation.

Le prérequis pour qu’une stratégie de cooptation fonctionne est que le climat social de votre entreprise soit bon, que votre marque employeur soit forte. En effet via la cooptation, vos collaborateurs deviennent des ambassadeurs de votre entreprise !

Qu’est-ce que la cooptation, quels sont ses avantages et ses inconvénients et comment la mettre en place dans votre entreprise ? Voilà les questions auxquelles nous allons répondre dans cet article.

Cooptation : définition

Commençons d’abord par les différents termes utilisés ; ils ont tous le même sens : Cooptation, recrutement participatif ou recrutement par recommandation.  Le terme de recrutement par recommandation résume bien la définition de la cooptation : recommander une personne pour un poste dans l’entreprise pour laquelle on travaille.

Chaque collaborateur, quel que soit son niveau de poste, possède un réseau professionnel, amical qui peut vous permettre – en tant qu’employeur – d’avoir un vivier de candidat potentiel.

Dans un contexte de « guerre des talents », c’est une pratique très efficace car elle permet de diversifier les stratégies et les sources de recrutement dans le but de trouver des profils rares.

La cooptation est une forme de contrat tripartite entre :

  • Le coopteur : l’employé qui recommande un candidat
  • Le coopté : le candidat
  • Et l’entreprise

Les avantages et les inconvénients du recrutement participatif

Comme toute stratégie de recrutement, la cooptation possède ses avantages et ses inconvénients

Les avantages

Coût de recrutement et de recherche de candidat

En utilisant la cooptation, vous passez moins de temps à trouver des profils experts, vous dépensez moins dans des plateformes d’offres d’emploi ou en passant par des cabinets de recrutement externes. Vous avez moins de candidats donc moins d’entretiens à passer. La cooptation représente donc une diminution vos coûts en recrutement.

Rapidité de recrutement

Le fait de coopter va diminuer le temps passé à la rédaction de l’offre d’emploi, à la publication sur les jobboards… Le reste du processus de recrutement va également être accéléré : le candidat connaissant déjà un collaborateur de l’entreprise, un lien fort est déjà naturellement établi entre l’entreprise et lui.

Processus d’intégration plus rapide

En amont du processus de recrutement, il y a de fortes chances que le coopteur « coache » la personne qu’il recommande, lui expliquant les valeurs de l’entreprise et les conditions de travail au quotidien. Lorsque le nouvel embauché prendra ses fonctions, son intégration sera donc plus facile et plus rapide.

Attention cependant à ce que chacun reste à sa place, le coopteur peut bien sûr accompagner le coopté mais l’intégration est bien à la charge du manager de l’équipe de votre nouvelle recrue !

Le taux de conversion est également plus élevé.

Les candidats cooptés étant présélectionnés par les salariés, il y a une plus forte probabilité que son profil corresponde à ce qui est recherché … Et d’être embauchés !

Les inconvénients

Il existe deux risques principaux à la cooptation : le premier est la chasse à la prime. Les salariés pourraient être tentés de coopter tout le monde sans réflexion. Le fait d’avoir mis en place une stratégie claire (cf. plus bas) peut vous éviter cet écueil.

Le second risque est d’avoir des équipes où tous les collaborateurs sont des clones, des profils identiques aux personnes qui sont déjà en poste. C’est assez logique, puisque chacun a tendance à recommander des personnes qui lui ressemblent – qui se ressemble, s’assemble. La cooptation pourrait donc être un frein à des recrutements plus atypiques et pourtant enrichissants.

La cooptation comme stratégie RH

La mise en place

Pour réussir la mise en place de la cooptation au sein de votre entreprise cela prend du temps : Vous devez commencer par définir votre cible, vos objectifs et le process à mettre en place.

La cible

Comment définir la cible des recrutements via la cooptation ? En vous posant quelques questions simples :

  • Tous les postes sont-ils ouverts à cette méthode de recrutement ?
  • L’ensemble du personnel peut-il proposer un candidat ou seule une catégorie de salariés peut en bénéficier (non cadre / cadre) ?

Le type de rétribution

Ensuite vous devez décider si vous offrez une prime ou une autre forme de récompense ? Certaines entreprises mettent en place des chèques cadeaux, d’autres vont même jusqu’à offrir des voyages pour le.la meilleur.e coopteur.

Dans la majorité des cas, la prime en numéraire est choisie. Il faut alors en décider le montant. Ce qui n’est pas la tâche la plus aisée :

  • Un montant trop faible et vous risquez d’avoir peu d’investissement de la part de vos collaborateurs et donc aucun profil ne vous sera présenté.
  • Un montant trop élevé et vous risquez de recevoir beaucoup de CV mais avec des profils pas ou peu qualitatifs

Un élément important concernant le montant de cette prime est de déterminer s’il est fixe pour tous les profils ou si vous gratifiez vos collaborateurs d’un bonus supérieur si le profil présenté est rare / extrêmement spécialisé / ou expérimenté. Les deux options sont possibles mais cela doit être clairement défini dès le départ.

Comment définir le montant ?

Les entreprises françaises qui ont mis en place une prime de cooptation, ont une prime avec une amplitude allant de 50 à 2000€ (un grand écart en soi). Cependant, la moyenne tourne autour de 600€. Ce montant varie également en fonction du salaire médian au sein de l’entreprise. On estime qu’une prime comprise entre un quart et un tiers du salaire médian est correcte.

Le principal critère à prendre en compte est votre budget (comme souvent, il va définir une fourchette) en intégrant tous les avantages listés plus hauts (contractualisation plus rapide et coût du recrutement plus faible…).

Quand verser la prime ?

Plusieurs possibilités s’offrent à vous. Vous pouvez verser cette prime soit :

  • En une fois à la signature du contrat de travail. Attention, c’est risqué. Si le nouvel embauché ne termine pas sa période d’essai ou s’il n’est pas confirmé, vous ne pourrez pas demander à votre salarié de vous restituer le montant perçu,
  • En une fois au moment de la validation de la période d’essai. C’est la décision prise par la majorité des entreprises
  • En deux fois : une partie à la signature du contrat et le solde au moment de la validation de la période d’essai.

Vos indicateurs RH

La cooptation, en plus d’être encouragée, doit être mesurée et surveillée, car elle est la preuve qu’une entreprise est attrayante aux yeux de ses collaborateurs.

Parmi les indicateurs que vous pouvez mettre en place pour suivre la cooptation, en comparaison du processus de recrutement « classique », vous trouverez (liste non exhaustive) :

  • La durée du recrutement
  • Le taux d’abandon des candidatures
  • Le taux de conversion
  • Le nombre de candidatures cooptées
  • Le taux de rétention…

Si le principe de cooptation ne prend pas dans une entreprise, il faut alors se poser les bonnes questions. Est-ce que le principe a bien été expliqué ? Est-ce que la prime est assez intéressante ? Mais surtout, est-ce que la qualité de vie au travail de mes collaborateurs est assez agréable, à tel point qu’ils sont prêts à encourager leur proche à intégrer l’entreprise ?

Communiquer auprès de vos collaborateurs

Pour une démarche de cooptation réussie, il faut bien communiquer auprès des équipes et faire vivre cette communication.  Pour cela rien de mieux que votre portail RH.

Il y a plusieurs étapes dans la communication : premièrement, lors du lancement du programme de cooptation. Vous devez expliquer clairement la procédure. Qui peut coopter, quelles sont les conditions… tout ce que vous avez soigneusement préparé lors de l’étape de la mise en place.

Ensuite, il faut valoriser les coopteurs :

  • N’hésitez pas à communiquer en interne sur les nouveaux arrivants recrutés grâce au programme de cooptation. Et citez le coopteur !
  • Montrer votre reconnaissance et valorisez vos meilleurs coopteurs en organisant des événements internes – lors d’une cérémonie de remise de prix par exemple. C’est une bonne façon de les remercier, les motiver mais aussi motiver l’ensemble des salariés de l’entreprise à se lancer dans la cooptation !
  • Faites témoigner vos coopteurs : il n’y a rien de mieux que des témoignages ou des interviews pour aider vos collaborateurs à mieux comprendre le processus de cooptation et les inciter à y adhérer. Vous pouvez par exemple, présenter des cas concrets et montrer les avantages d’un recrutement réalisé grâce à votre programme de cooptation.

 

Conclusion : La cooptation apporte une vraie plus-value dans la stratégie de recrutement et plus largement dans une stratégie Talent d’une entreprise : d’un point de vue sourcing, rentabilité, ROI, reconnaissance envers ses collaborateurs et également d’un point de vue mobilisation et engagement de ces derniers dans le projet de l’entreprise ! Bien organisée, et rapidement après sa mise en place, la cooptation peut devenir le 1er levier de recrutement et peut très facilement atteindre 25 à 40% des recrutements.