L’intégration d’un nouveau collaborateur est une étape importante et déterminante dans la fidélisation des talents et des salariés en général, c’est pourquoi il est important pour les entreprises de la réussir.

Si cette période de crise sanitaire a contraint nombre de sociétés à suspendre leur politique de culture d’entreprise, l’intégration, elle, doit perdurer en s’adaptant aux restrictions et mesures sanitaires prises par l’État.

C’est pourquoi, tout au long de cet article, nous allons vous présenter les différentes manières d’intégrer vos collaborateurs par temps de Covid-19.

Anticipez au maximum son intégration avant le jour J.

Traditionnellement, l’intégration d’un salarié avant son entrée physique dans les locaux ne consiste qu’en une prise d’information légale et administrative afin de préparer son contrat de travail ainsi que la fourniture de son matériel de travail.

Toutefois, alors que le télétravail est plus qu’encouragé par les ministères du Travail et de la Santé, cette première forme d’intégration n’est plus aussi adaptée et les employeurs doivent à présent être proactifs en la matière.

En ce sens, l’investissement dans un logiciel dédié à l’onboarding représente une véritable plus-value pour vous et votre entreprise. Prise de contact, transmission de documents, planification, …, vous serez à même de réaliser toutes les actions dans un seul et même outil.

Intégration administrative

Afin que le nouveau collaborateur se sente immédiatement immergé au sein de son entreprise, le service RH peut adapter la remise de son livret d’accueil en le numérisant ou en le transposant dans un mail de bienvenue qui recensera l’ensemble des procédures internes à l’entreprise, tel que :

  • La gestion des notes de frais.
  • Le règlement intérieur.
  • L’organigramme du service du nouveau collaborateur et de l’entreprise dans son ensemble.
  • Les liens d’accès aux sites de messagerie instantanée, d’espace de travail collaboratif, de l’intranet, du logiciel RH, etc.
  • Les horaires et temps de travail.
  • Les modules de formation en e-learning et les webinars mis à sa disposition.
  • L’annuaire en ligne de l’entreprise rassemblant toutes les coordonnées professionnelles des employés.
  • …

Grâce aux logiciels et applications qui permettent la remise et la signature de document en ligne, vous serez à même d’envoyer le contrat de travail de votre collaborateur quelques jours avant le début de ce dernier.

Prenez le temps d’échanger avec lui par mail ou par visio afin de répondre à l’ensemble de ses questions avant signature. Ainsi, le nouveau collaborateur se sentira rassuré et ne s’inquiétera pas de voir son embauche annulée ou reportée à cause de la crise du Coronavirus.

Intégration technique.

De même, soyez proactif en préparant et en programmant la livraison du matériel informatique du collaborateur avant son premier jour de travail effectif. Prévoyez donc :

    La livraison d’un ordinateur portable muni de tous les accès VPN, Intranet ou autre et entièrement sécurisé.
  • Le téléphone portable, le cas échéant et son guide d’utilisation.
  • La livraison du pack nouveau arrivant qui peut se composer d’un tapis de souris, d’un mug à café ou à thé selon les préférences, d’un stylo et autres gadgets et accessoires aux couleurs et nom de l’entreprise.

Générez et cultivez le lien entre le nouveau collaborateur et ses collègues.

Créer du lien entre collègues est une chose relativement simple et naturelle lorsque l’on se trouve en présentiel, mais en distanciel, cela devient bien plus compliqué. Et plus encore quand les collègues de travail se connaissent peu ou prou.

Dans ce cas de figure, c’est donc au service des ressources humaines d’être le moteur de ce lien social au travail en facilitant l’intégration et les interactions entre le nouveau collaborateur et ses collègues.

Tout d’abord, il vous faudra programmer heure par heure la première journée de votre collaborateur. Débutez par un point entre lui et vous pour finaliser son dossier administratif et lui présenter les grandes lignes de l’entreprise et de son poste.

Ensuite, vous pouvez prévoir une visioconférence où vous inviterez le supérieur hiérarchique direct du collaborateur. Lors de ce temps d’échange, vous pourrez évoquer plus longuement et en détail les fonctions du salarié et les objectifs qu’il devra remplir, mais aussi l’organisation du service en lui-même.

À l’issue de cette visioconférence, pourquoi ne pas organiser un e-petit déjeuner avec l’ensemble des membres du service. Bien que cela ne soit pas aussi convivial qu’un pot d’intégration de premiers liens, dans un cadre semi informel, pourront tout de même commencer à se tisser.

Pour le reste de la journée, demandez à votre nouveau collaborateur de se familiariser avec ses nouveaux outils de travail, laissez-lui le temps de paramétrer ses accès de connexion à vos différents logiciels et restez en back-up en cas de besoin.

En remplacement de la visite des locaux et des différents services qui y prennent place, ponctuez l’ensemble de la semaine de rencontre en visioconférence avec le personnel des services qui seront amenés à travailler avec le salarié. Veillez à programmer des sessions de visioconférence relativement courte et qui ne se succèdent pas trop afin d’éviter de solliciter trop fortement l’attention du nouveau collaborateur et pour qu’il puisse correctement intégrer l’ensemble des informations qui lui seront transmisses.

Si votre accompagnement est primordial, il ne sera pas suffisant dans le cadre d’une intégration à distance. En effet, le service RH, en plus de ses attributions et fonctions, et régulièrement sollicité par les employés et il ne peut donc être totalement disponible pour accompagner le nouveau collaborateur. C’est pourquoi plus que jamais, la désignation d’un collègue tuteur, aussi appelé « Buddy » est un indispensable.

Le collègue tuteur sera alors à même de renseigner le collaborateur sur les questions relatives au fonctionnement du service, mais aussi sur celles régissant les relations de travail au sein de la société.

Réalisez un suivi régulier dans le temps.

L’intégration d’un nouveau collaborateur ne s’arrête pas à la fin de sa première journée ou même de sa première semaine. Non, il s’agit d’un processus qui doit perdurer dans le temps et dont le service des ressources humaines se doit d’être le garant.

Pour ce faire, soyez à l’initiative de point régulier entre le collaborateur et son manager direct. Ainsi, vous vous assurerez que les informations et les besoins seront transmis. En plus, de ces points entre manager et managé, n’hésitez pas à programmer des réunions informelles autour d’un e-café entre le collaborateur et ses collègues. Petit à petit, les rendez-vous deviendront réguliers et se feront à l’initiative des intéressés.

De même, planifiez des entretiens avec le collaborateur où vous pourrez échanger sur son ressenti et résoudre les éventuelles difficultés qu’il pourrait rencontrer dans son intégration. En prévision de ces entretiens, vous pouvez demander un feedback auprès des collègues de travail du salarié. Ainsi, vous pourrez faire preuve de proactivité.

En plus de tous ces points et entrevues, vous pouvez également mettre en place ce que l’on appelle un rapport d’étonnement. Le rapport d’étonnement permet au salarié intégré de rédiger un journal de bord sur les évènements liés à son arrivée dans l’entreprise. Que cela soit des points positifs ou des points négatifs, il s’agit d’une source d’information précieuse qui vous permettra d’améliorer votre processus d’onboarding.

Nous avons récemment abordé le sujet de l’intégration digitalisé lors d’un webinar. Cette session vous présentera un processus de recrutement et d’onboarding.

Les sujets abordés :

  • L’impact de l’Onboarding des nouveaux collaborateurs sur la marque employeur et le succès d’un recrutement.
  • La digitalisation du parcours d’intégration de A à Z (workflows administratif, contractualisation, accueil, etc.) par Crosstalent