Vœux 2022
Crosstalent vous souhaite une bonne année 2022

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L’entretien annuel, aussi appelé l’entretien d’évaluation, n’est pas seulement le moment où l’on entend le constat de l’année passée tout en planifiant les objectifs à venir. Cela doit également être l’occasion d’améliorer, d’apaiser ou même de recréer un dialogue avec vos collaborateurs. Seulement voilà, si dans les plus petites structures le responsable RH est en mesure de piloter lui-même ces entretiens annuels, cela devient impossible dès que l’on dépasse un certain seuil d’effectif. Il doit alors déléguer la conduite de ces entretiens auprès des managers directs.

Mais attention, déléguer ne veut pas dire se déresponsabiliser. Le RH devient alors le chef d’orchestre des entretiens annuels et doit veiller au bon déroulé de ces derniers. Pour vous aider dans cette tâche et maximiser les effets bénéfiques des entretiens annuels, nous avons préparé pour vous une liste de 6 conseils indispensables pour organiser et piloter efficacement vos campagnes d’entretiens annuels.

Informez et communiquez en amont auprès de vos managers, mais aussi auprès de vos collaborateurs.

L’entretien annuel ne doit pas être considéré comme une simple formalité à accomplir à chaque fin ou début d’année. Pour qu’il puisse avoir un réel impact dans la qualité et la performance au travail de vos collaborateurs, il doit être compris, accepté et surtout préparé aussi bien par celui qui conduit l’entretien que par le salarié qui le suit.

C’est donc aux Ressources Humaines de votre entreprise de s’assurer que tous les acteurs en connaissent les enjeux.

En fonction du public visé, adaptez votre stratégie de communication et d’information. Mais dans tous les cas, anticipez là au maximum. N’attendez pas le mois de décembre pour annoncer la tenue des entretiens annuels et soyez proactif, tant sur l’information que sur le fond et la forme. L’entretien annuel doit être préparé par toutes les parties et pour ce faire, il est nécessaire de leur laisser le temps de s’y atteler.

Présentez l’entretien annuel comme un moment privilégié entre le manager et le collaborateur, une opportunité d’évoquer, ensemble, des difficultés du quotidien ou au contraire de se présenter comme une force de proposition dans la conduite de sa carrière.

Responsabilisez vos managers sur leur importance et leur rôle dans la gestion et la motivation de leurs équipes. Vous susciterez ainsi leur adhésion à ce projet et en ferez de véritables relais RH auprès des collaborateurs.

Planifiez (en collaboration) le calendrier des entretiens.

De prime abord, la planification des entretiens annuels peut apparaître comme simple et rapide, mais la réalité est tout autre.

En effet, il ne suffit pas de sélectionner une ou deux semaines sur votre calendrier en demandant à vos managers de réaliser 7 entretiens par jour pour vous dire que tout est réglé.

Mener des entretiens est épuisant tant physiquement que psychologiquement, il est donc crucial de s’assurer que vos managers seront aptes à les mener. Et en planifiant l’ensemble des entretiens sur une courte période, il est inévitable que la qualité de ceux-ci en pâtira.

De même, il vous faudra également composer avec les impératifs et indisponibilités de chacun. Ainsi, la planification des entretiens peut rapidement relever du casse-tête.

Pour que cette planification se passe au mieux, nous vous conseillons de :

  • Déterminer une date de début et une date de fin de la campagne qui s’étalera sur plusieurs semaines (entre 4 et 6 semaines).
  • Créer un calendrier partagé avec chaque manager pour planifier de concert les dates et durées des entretiens.
  • Informer au plus tôt le salarié de la date de son entretien et en demander une confirmation.
  • Prévoir des dates d’entretiens alternatifs en cas d’absences imprévues, tel qu’un arrêt maladie.

Préparez la trame de l’entretien

S’il est important de se souvenir que les entretiens annuels doivent être des entretiens individualisés, il n’en reste pas moins que vous pouvez aider vos managers dans leur conduite en leur fournissant un cadre auquel se référer.

De même, pour que l’entretien annuel soit optimal, il doit aussi être préparé par le collaborateur en question. Et surtout, il doit être préparé sur le même modèle par chacune des parties.

Ainsi, votre rôle sera donc de favoriser et de faciliter cet échange. Pour ce faire, vous pouvez articuler votre trame de la façon suivante :

  • Dans une première partie, manager et salarié pourront réaliser un bilan de l’année écoulée. Rappelez les objectifs qui ont été fixés, les moyens alloués pour les remplir et leur état d’avancement. Laissez la possibilité aux protagonistes d’exprimer leur ressenti sur ce qu’ils ont vécu au cours de l’année. Et le cas échéant ce qui les a empêchés d’atteindre leurs objectifs, et ce qui aurait pu leur permettre d’y parvenir.
  • Dans une seconde partie faites en sorte que le manager puisse souligner les réussites et les qualités du salarié. Laissez-lui également la possibilité de s’exprimer sur ce qui le motive dans son quotidien et sur les aspirations qu’il peut nourrir.
  • Dans une troisième partie, définissez les objectifs de l’année à venir et scindez-les en différents paliers. Ce découpage en pallier aura l’avantage de rendre plus accessibles les objectifs et leur accomplissement plus concret.
  • Pour finir, laissez au salarié la possibilité de s’exprimer sur quotidien. C’est le moment où il pourra vous faire part de son souhait d’être augmenté, de se voir confier plus de responsabilités ou d’évoquer un conflit sous-jacent au sein de l’équipe.

Grâce à l’application Talent Management de Crosstalent, il est possible d’automatiser ce processus d’entretien via un workflow d’alertes mails ainsi qu’une création de portail automatisé.

Le workflow d’alertes et de rappels automatiques permet aux managers et aux collaborateurs de recevoir des notifications d’alertes et des rapports de complétude des entretiens.

Coachez vos managers

Si l’entretien annuel a pour vocation de réaliser un bilan du travail, mais aussi du comportement d’un salarié, ce dernier ne doit pas avoir le sentiment d’assister à son procès. En effet, en cas de mauvais résultat, l’entretien annuel ne doit pas seulement consister en une liste des échecs et des reproches qui peuvent être adressés au salarié. Il doit être un outil d’analyse de ce qu’il s’est passé, mais également un moyen d’y remédier.

Ainsi, le manager doit garder en esprit qu’il doit se montrer bien veillant et à l’écoute du salarié. Puisque dans le cas où il est réalisé pour constater un problème, il ne doit toutefois pas être assimilé à une punition par le salarié.

Par exemple, demandez-leur de ne pas seulement constater que les objectifs n’ont pas été remplis, mais de questionner le salarié sur les raisons de cet échec. Est-ce par manque de formation ? Par manque de moyen ? Ou parce que le salarié n’a plus envie ?

L’entretien annuel doit être en mesure d’identifier la source du ou des problèmes pour que les RH puissent ensuite définir la stratégie adéquate.

Veillez à la bonne organisation des entretiens.

Pour que la campagne d’entretien se passe au mieux, il ne faut pas seulement la préparer, il faut également veiller à son bon déroulé et être attentif à tous les détails.

Avant et lors de la campagne d’entretien, assurez-vous :

  • De la disponibilité et de l’équipement des salles de réunion (chaises, chauffage, vidéo projecteur, …) pour les entretiens en présentiel.
  • Que l’ensemble des protagonistes sont équipés du matériel nécessaire et qu’ils ont pu télécharger les applications requises pour les entretiens en distanciel.
  • Que les trames d’entretien aient été diffusées au minimum 15 jours avant la date de ce dernier.

Suivez l’avancée de la campagne.

Faites des points réguliers avec vos managers en les questionnant sur leur ressenti et n’hésitez pas à leur apporter aides et conseils s’ils se sentent dépassés par les évènements.

Planifiez des reminder afin d’éviter les oublis et/ou les retards de planning. De même, assurez-vous que les actions et les engagements pris lors des entretiens annuels se concrétisent par des actions au cours de l’année.