La Fonction Ressources Humaines a toujours eu besoin d’outils, pour soutenir son action, pour suivre son efficacité et pour stimuler sa réflexion. Ce besoin, bien réel, se manifeste par une sur-utilisation du tableur Excel de Microsoft par l’immense majorité des DRH de France et de Navarre. Au-delà de la dérive instrumentale à laquelle se sont parfois laissé aller certaines DRH, quelles sont les limites des outils à disposition sur le marché ?
Evacuons d’emblée le cas de figure où l’instrument masquerait le peu de réflexion quant à son objet : on commence alors par « il nous faut un outil » (en général « de » GPEC, Evaluation, Talent management, Mobilité…), puis on met en place une application qui ne s’use pas vraiment puisqu’in fine pas grand monde ne s’en sert…
Pourquoi Excel remporte-t-il bon nombre des suffrages ? Parce qu’il est « à la main » de ceux qui s’en servent, parce qu’il est relativement simple d’utilisation, et parce que l’on peut le charger par des « exports Excel » provenant des applicatifs de paie et de suivi des temps. Reste que ses limites sont atteintes dès lors qu’est souhaité un partage sécurisé des résultats produits. Les échanges de fichiers se font via des messageries électroniques et les mots de passe les plus sophistiqués soient-ils ne garantiront jamais une confidentialité absolue. De surcroît, tant sur le fond (formules, « macros »…) que sur la forme (fusions de cellules, bordures…), la confection d’un fichier reste l’œuvre originale du cerveau de son auteur ; lorsque celui-ci n’est pas présent, il est souvent bien difficile de s’y plonger pour modifier le fond ou la forme afin de satisfaire dans l’urgence « la demande venant d’en haut ».
Dès lors qu’un outil s’adapte au processus qu’il sert et aux acteurs concernés, si son utilisation est aussi intuitive que n’importe quelle application grand public sur smartphone, et s’il garantit la sécurité du partage des données et leur historisation, bien interfacé avec par exemple les logiciels de paie et de suivi des temps; il satisfera alors les besoins légitimes des DRH.
Adapté aux vrais besoins des vrais utilisateurs, un outil doit être au service de leur intelligence et de leurs capacités contextuelles d’analyse. Car ce ne sont pas les outils qui analysent. Par contre ils soulagent de tâches fastidieuses, ils mettent souvent sur des pistes, ils produisent parfois des impasses, ils permettent de tester des hypothèses. BI, « business intelligence », la belle affaire ! Où est l’intelligence ? Elle n’est pas dans les outils mais bien dans la réflexion, individuelle et collective, des experts RH.
