Comment offrir un portail vraiment « collaboratif » ?

Les outils dits ‘collaboratifs’ sont un enjeu fort pour la Fonction RH. Avec à la clé de vraies réponses à des attentes au sein même des entreprises, une marque employeur renforcée, une efficacité accrue. Pour autant, certaines directions des Ressources Humaines sont encore parfois frileuses à l’idée même de passer le cap.

Chatbot échaudé craint l’eau froide ?

A juste titre un DRH averti gardera un esprit critique à l’égard des effets de mode. Mais il fera preuve de discernement en distinguant ce qui en l’occurrence relève d’une tendance de fond. Si des expériences plus ou moins réussies, des investissements gadgets et des effets d’annonces ont pu nous rendre méfiants, nous sommes désormais en présence d’un phénomène pérenne. La technologie offre d’immenses capacités d’enrichissement, de partage documentaire et de stockage. Elle permet des approches à la fois individuelles et coopératives, asynchrones, en tous lieux et depuis différents supports. De nouveaux équilibres sont en train d’émerger au-delà des classiques frontières vie professionnelle/vie privée, propriété intellectuelle/blockchain, compétences individuelles/compétences collectives, etc.

On ne coopère pas par décret

Au-delà des freins pouvant venir de la Fonction RH elle-même, il convient de se souvenir que l’on ne peut pas motiver quelqu’un ! La mise à disposition d’un magnifique Portail, de surcroît affublé du qualificatif ‘collaboratif’, ne garantit pas que les bénéficiaires seront motivés à coopérer. L’outil devra être présenté comme facilitant, valorisant, simplifiant. Ces indispensables qualités fonctionnelles et ergonomiques de l’outil, au service de processus RH, ne sont toutefois pas suffisantes. Elles enrichissent l’ensemble des dispositions qui permettront l’engagement coopératif et la performance individuelle et collective. « Coopérer est beaucoup plus difficile que de ne pas coopérer » (François Dupuy, en substance in Lost in Management) : cela implique la confiance dans le management, et la confiance du management.

Comment faire ?

La confiance commencera par la sécurisation absolue des connexions et des accès individualisés. Le ‘Portail Collaboratif’ doit être offert comme une entrée unique, personnalisée et ‘confidentialisée’. Il ouvre sur un espace documentaire que la DRH peut personnaliser pour un salarié ou un groupe de salariés,  que le bénéficiaire peut décider d’enrichir soit pour lui-même (notion de stockage et de coffre-fort numérique) soit pour le « collectif » (notion assumée de partage). Il permet de produire, à plusieurs, selon un processus plus ou moins contraignant,  à titre d’exemples : un examen de candidatures, des demandes d’absences, des évaluations de compétences, un entretien de développement, des demandes de remboursement de frais, etc.
Il peut en outre intégrer un support de communication avec messagerie instantanée, chat, forum, etc.

Un ‘Portail Collaboratif’ peut ainsi offrir de multiples services à différentes populations au sein de l’entreprise. D’expérience… l’expérimentation sera la meilleure garantie d’une bonne acceptabilité et d’une plus grande efficacité. Le déploiement d’un Portail gagne par conséquent à se faire de manière progressive, le cas échéant service par service ou fonctionnalité par fonctionnalité. Avec recueil des ressentis, des difficultés, des suggestions d’amélioration — pour une réelle prise en compte par la Fonction RH, la technologie facilitant aujourd’hui les adaptations au plus près des utilisateurs.